Waarom juist Online urenregistratie transportsector

Online urenregistratie beroepsgoederenvervoer wordt voor steeds meer transportbedrijven belangrijker. Vooral bedrijven die nog werken met urenbriefjes, losse Excel-bestanden of handmatige controles merken vaak dat de administratie steeds meer tijd kost.

Waarschijnlijk herken je het wel.

In het begin werkt een eenvoudige registratie meestal prima. Zeker wanneer het om een klein aantal chauffeurs gaat. Toch ontstaan er na verloop van tijd vaak steeds meer uitzonderingen binnen de administratie.

Bijvoorbeeld verblijfskostenvergoeding beroepsgoederenvervoer, toeslagen, TVT, vakantie-uren en maand- of 4-wekenverloning.

Daarnaast veranderen cao-regelingen regelmatig, terwijl veel bedrijven ondertussen blijven werken met oudere Excel-bestanden die door de jaren heen steeds verder zijn uitgebreid.

Daardoor kost niet alleen het invoeren tijd, maar vooral ook het controleren van complete chauffeursmaanden.

Binnen de pagina Urenregistratie wordt daarnaast uitgebreider uitgelegd hoe online urenregistratie beroepsgoederenvervoer stap voor stap werkt binnen het CAO Platform.

Van urenbriefjes naar online urenregistratie

Veel bedrijven werken nog steeds met papieren urenbriefjes of losse registraties die later handmatig verwerkt moeten worden.

Juist daar ontstaat vaak veel extra werk.

Vooral vlak voor de loonronde ontstaat regelmatig tijdsdruk doordat uren, toeslagen en verblijfskostenvergoeding nog gecontroleerd of ingevoerd moeten worden.

Binnen het CAO Platform is daarom een volledig geïntegreerde chauffeurs-app ontwikkeld.

Daardoor worden tijden die chauffeurs invoeren direct zichtbaar binnen de online urenregistratie beroepsgoederenvervoer van het systeem.

De kalender bouwt zich hierdoor automatisch per dag op terwijl de maand loopt. Daardoor hoeft niet meer alles achteraf aan het einde van de maand ingevoerd te worden.

Wat een chauffeur vandaag invoert, staat direct klaar binnen de administratie voor controle.

Daardoor verandert urenadministratie steeds meer van handmatig invoeren naar rustig controleren.

Veel bedrijven die overstappen vanuit Excel beginnen eerst met een eenvoudige basisopzet en breiden later verder uit. Daarover staat meer uitleg binnen Van Excel naar online urenregistratie.

Minder tijd kwijt aan chauffeursuren verwerken

Veel bedrijven onderschatten hoeveel tijd het verwerken van chauffeursuren eigenlijk kost.

Het invoeren van complete chauffeursmaanden lijkt soms eenvoudig, maar kost ongemerkt vaak behoorlijk wat administratie. Zeker wanneer urenbriefjes handmatig gecontroleerd of overgenomen moeten worden. Bij grotere aantallen chauffeurs loopt dit verschil snel op. Een bedrijf met 20 of meer chauffeurs is vaak vele uren per maand kwijt aan invoeren, corrigeren en controleren van urenregistraties. Juist daarom kiezen steeds meer bedrijven voor digitale urenbriefjes voor chauffeurs en online urenadministratie voor transportbedrijven. Binnen Ervaringen staan daarnaast voorbeelden van bedrijven die inmiddels stap voor stap zijn overgestapt naar online urenregistratie beroepsgoederenvervoer.

“Veel bedrijven merken pas hoeveel tijd urenadministratie kost wanneer alles handmatig gecontroleerd moet worden.”

Chauffeur app voor online urenregistratie beroepsgoederenvervoer

De chauffeurs-app is volledig geïntegreerd binnen het CAO Platform en werkt niet als losse externe applicatie. Daardoor koppelt het systeem registraties direct aan de kalender, urenadministratie en cao-berekeningen binnen het platform. Daarnaast ondersteunt de app momenteel meerdere talen. Daardoor kunnen chauffeurs eenvoudig werken in bijvoorbeeld Nederlands, Engels of Pools. Binnen de app zijn daarnaast extra invoervelden beschikbaar waarmee bedrijven aanvullende informatie kunnen laten registreren. Bijvoorbeeld:

• kenteken voorwagen
• kenteken oplegger
• ritnummer
• laadadres
• referentie
• opmerkingen

Het bijzondere is dat bedrijven deze velden volledig zelf een naam kunnen geven. Daarnaast toont de app alleen de velden die daadwerkelijk gebruikt worden. Daardoor blijft de app overzichtelijk en eenvoudig in gebruik voor chauffeurs. Binnen de pagina Tarieven staat daarnaast uitgebreider uitgelegd hoe WerkCredits gebruikt worden binnen online urenregistratie beroepsgoederenvervoer.

WerkCredits in plaats van vaste chauffeur-abonnementen

De chauffeurs-app werkt niet met een vast abonnement per chauffeur. Binnen het CAO Platform werkt de app volledig met WerkCredits. Daardoor blijven de kosten beter aansluiten op het daadwerkelijke gebruik binnen het bedrijf. Voor bedrijven die grotere aantallen WerkCredits gebruiken of vooraf inkopen, worden daarnaast staffelkortingen toegepast die kunnen oplopen tot ongeveer 15%. Daardoor ontstaat voor grotere transportbedrijven vaak een veel gunstiger kostenplaatje dan bij vaste abonnementen per chauffeur binnen online urenregistratie beroepsgoederenvervoer. Wanneer chauffeurs de app gebruiken verandert bovendien niet alleen het kostenplaatje, maar vooral ook de hoeveelheid administratie. Veel bedrijven merken dat het verwerken van uren daardoor verschuift van volledig handmatig invoeren naar voornamelijk controleren en goedkeuren. Meer informatie over de verschillende mogelijkheden staat daarnaast binnen de pagina Tarieven en de uitleg over online urenregistratie.

“Online urenregistratie verandert uren verwerken van handmatig invoeren naar rustig controleren.”

Veiligheid en beheer binnen het CAO Platform

Ook op het gebied van privacy en veiligheid is bewust gekozen voor een praktische aanpak. Binnen het CAO Platform verwerkt het systeem chauffeurs standaard niet met volledige namen binnen de registraties. In veel gevallen werken bedrijven met personeelsnummers of interne chauffeursnummers. Ook bedrijven zelf verwerkt het systeem intern met nummers. Daardoor blijven registraties zoveel mogelijk los van direct herkenbare persoonsgegevens. Daarnaast bepaalt de werkgever zelf welke chauffeurs gebruik mogen maken van de chauffeurs-app. De werkgever kan de app daardoor eenvoudig per chauffeur activeren of uitschakelen. Ook de wachtwoorden worden door de werkgever beheerd. Vanuit veiligheidsoverwegingen kunnen chauffeurs deze wachtwoorden momenteel niet zelf wijzigen. Binnen het CAO Platform is daarnaast een e-mailadres verplicht. Daarbij raden wij bedrijven aan om geen direct herkenbare e-mailadressen met volledige bedrijfs- of persoonsnamen te gebruiken wanneer dat niet noodzakelijk is. Bijvoorbeeld liever:

• chauffeur105@gmail.com
• transport247@gmail.com

dan direct herkenbare combinaties met volledige namen of bedrijfsnamen. Daarnaast kan de werkgever ingevoerde kalenderdagen eventueel op slot zetten. Daardoor kunnen chauffeurs eerder ingevoerde gegevens niet meer wijzigen zodra deze gecontroleerd of verwerkt zijn binnen de administratie. Wanneer later toch nog een correctie nodig is, kan de werkgever deze periode of kalenderdag tijdelijk weer openen. Daardoor blijft de controle over de administratie volledig bij het bedrijf zelf liggen, terwijl chauffeurs toch eenvoudig online kunnen registreren. Meer informatie over instellingen en ondersteuning staat daarnaast op de pagina Contact.

Van Excel naar online urenregistratie beroepsgoederenvervoer

Het CAO Platform is ontwikkeld als online opvolger van Tegader en Basic+. Daarbij is bewust geprobeerd de vertrouwde werkwijze herkenbaar te houden. Juist omdat veel bedrijven jarenlang gewend zijn geraakt aan werken met Excel. Veel schermen voelen daardoor nog steeds vertrouwd aan, terwijl tegelijkertijd steeds meer voordelen van online urenregistratie beroepsgoederenvervoer beschikbaar komen. Daardoor kunnen transportbedrijven stap voor stap overstappen zonder direct volledig anders te hoeven werken. Daarnaast blijft het mogelijk om bestaande werkwijzen voorlopig naast elkaar te gebruiken terwijl bedrijven rustig ervaring opdoen met online urenregistratie beroepsgoederenvervoer. Meer informatie over het volledige platform staat daarnaast op de Home pagina van het CAO Platform.

Geen WerkCredits nodig om rond te kijken. Vragen? Neem contact op